Как выбрать кассовый аппарат для ИП без работников

Что такое онлайн-касса. Виды и требования

Онлайн-касса – это кассовый аппарат для ИП без работников. Его отличительной особенностью является моментальная передача данных в контролирующие органы. Этот орган называется оператором фискальных данных – ОФД.

ОФД является посредником между предприятием и налоговой службой. Оператор хранит, обрабатывает и передает всю информацию по кассовым операциям в налоговый орган.

В отличие от обычной кассы, онлайн:

• имеет подключение к интернету;
• способна хранить больше информации благодаря емкому фискальному накопителю;
• отправляет электронные чеки;
• сразу передает данные в налоговую через ОФД. На обычных кассах данные снимались в технических центрах.

Разновидностей онлайн-касс три:

• автономный кнопочный аппарат. Имеет сходство с привычной кассой. Устройства имеют встроенную клавиатуру, на которой и вводятся данные о количестве наименований и сумме покупки. Главное преимущество такого аппарата – дешевизна, но функционал его ограничивается печатью чеков и передачей данных в ОФД;
• смарт-терминал. Это онлайн-кассы последнего поколения. Имеют привлекательный дизайн, похожий на утолщенный планшет, отличаются функциональностью и возможностью подключения дополнительного периферийного оборудования – сканера штрих-кодов, считывателя бонусных карт. Стоят в 2, а иногда и в 3 раза дороже, чем кнопочные;
• фискальный регистратор. Это, по сути, принтер с памятью и Интернет-соединением. Требует обязательного подключения к компьютеру и установки программного обеспечения. Информация для такой онлайн-кассы вводится на компьютере, на основании которой регистратор печатает текст. Главный недостаток – высокая стоимость при скромном функционале.

Отдельно выделяются кассы по мобильности:

• стационарные. Устанавливаются на одном месте, подключаются к сети, компьютеру, бухгалтерским программам;
• автономные. Обычно работают от аккумулятора или включаются в розетку. Не требуют подключения к компьютеру – могут все сами. И могут все – это не преувеличение – в некоторые модели можно внести до 150 000 наименований товаров и услуг, печатать чеки, принимать безналичные платежи, подключать периферийные устройства.

 

Новейшие поправки закона о ККТ от мая 2019

В конце мая 2019 года в закон были внесены новые поправки, согласно которым:

• До 1 июля 2021 года от внедрения онлайн-касс освобождены предприниматели, которые продают собственные товары или услуги, либо выполняют какие-либо работы без наемного персонала (продавцы, реализующие чужие товары, под отсрочку не подпадают);
• При найме сотрудника ИП, который по льготе не использовал кассу, должен установить ее в течение 30 дней с даты заключения трудового договора;
• Полностью освобождены от использования онлайн-касс товарищества собственников недвижимости, жилищно-строительные кооперативы и т.п. сообщества, оказывающие услуги своим членам в рамках деятельности по уставу и принимающие оплату за коммунальные услуги или жилье;
• Полное освобождение от необходимости внедрения касс получили и образовательные и физкультурно-спортивные организации, дворцы творчества и досуга, оказывающие различные услуги населению;
• Без онлайн-кассы могут обходиться и предприниматели, которые продают входные билеты в государственные или муниципальные театры с рук или с лотков (интернет-продажа не освобождена).

В числе послаблений стоит упомянуть возможность не печатать кассовые чеки во время продажи проездных билетов в общественном транспорте. Главное, чтобы на выданном талоне была ссылка на ресурс, где можно получить электронный чек. Их нужно сформировать до конца дня, в течение которого был продан билет на поездку.

Что касается интернет-торговли с доставкой товаров на дом и мастерами, которые оказывают услуги с выездом на дом, с 1 июля их жизнь также упростилась. Теперь разрешено пользоваться ККТ, которая установлена не в месте расчета, то есть носить с собой мобильные терминалы больше не нужно. Чек можно будет выбрать по электронной почте или через мобильный телефон, на котором высвечивается QR-код чека для считывания клиентом.

В результате список предпринимателей, которым НУЖНА онлайн-касса с учетом всех последних правок, включает:

• Организации, которые оказывают услуги населению и выполняют работы для клиентов;
• Компании-плательщики ЕНВД;
• ИП, которые оказывают услуги и выполняют работы с привлечением наемного персонала;
• ИП, продающие товары чужого производства;
• ИП, продающие товары собственного производства и использующие труд наемных сотрудников;
• ИП, продающие товары с помощью торговых автоматов;
• Компании и ИП, ведущие расчеты с физлицами, которые не являются ИП (кроме перечисленных выше льготников);
• Компании и ИП, принимающие плату за жилье и коммунальные услуги наличными или банковскими картами, в безналичном порядке и удаленном режиме;
• Компании и ИП, предоставляющие займы для оплаты услуг, товаров или работ;
• Компании и ИП, осуществляющие зачет или возврат предварительной оплаты или авансов;
• Компании и ИП, продающие в салоне транспорта билеты на проезд в этом транспорте (можно использовать одну кассу на предприятие).

Если вы входите в одну из перечисленных групп, вам необходимо купить онлайн-кассу немедленно. Далее читайте о том, какие особенности есть у современных касс, какие типы подойдут вам и какие критерии нужно учитывать при выборе подходящей модели.

Регистрация и техническое обслуживание

Каждое устройство для учёта кассового обращения должно пройти процедуру регистрации в ведомстве, занимающемся налоговым контролем. После этого на прибор будут установлены пломбы, которые станут свидетельством правомерного использования.

Чтобы зарегистрировать ККМ, предприниматель подаёт специальное заявление в налоговый орган. Вместе с заявлением податель предоставляет пакет документов, которые свидетельствуют о состоянии устройства с технической точки зрения.

Контрольно-кассовое оборудование несложно в использовании, но отличается высокой стоимостью, ему требуются регулярные профилактические осмотры квалифицированных специалистов специализированных сервисных центров.

Какие виды бывают

Перед приобретением специализированной техники для осуществления торговой деятельности, стоит разобраться в ее разновидностях. Некоторые онлайн-кассы предназначены для продажи определенных товаров. Рассмотрим какие виды бывают и их предназначение.

Стационарные

Такие модели работают от электросети, иногда могут быть оснащены аккумулятором. Подключены напрямую к рабочему компьютеру.  Обычно устанавливаются в супермаркетах, торговых центрах и учреждениях для оплаты государственных услуг. Дополнительно к аппарату можно подключить весы, сканер штрих-кодов или другую технику.  Стоимость у них сравнительно не высокая, связанная с небольшим функционалом.

Мобильные

Онлайн-касса такого вида работает от аккумулятора, так как предназначена для работы в курьерских службах, такси и других подобных видах торговли, осуществлявших выездную деятельность. Некоторые модели оснащены функцией безналичного расчета (эквайринг). Поэтому в зависимости от вида продаж или предоставляемых услуг выбирается кассовый аппарат.

POS-системы

Такая онлайн-касса состоит из нескольких дополнительных устройств, таких как компьютер, клавиатура и фискальный регистратор. С помощью этой системы происходит фиксирование всех продаж, аннулированных покупок. А также отправка отчета в Федеральную налоговую службу (ФНС). В некоторых моделях в комплекцию входят дополнительные устройства: сканер штрих-кода, денежный ящик или дисплей для покупателя.

Стоимость набора высокая, но POS-системы значительно облегчают работу предпринимателю, что полностью оправдывает цену. Основное место установки оборудования – крупные супермаркеты, торговые центры и другие магазины с большим количеством товара и частыми продажами.

Фискальные

Управление фискальным регистратором происходит с помощью ноутбука, планшета, телефона или POS-системы. Его основное предназначение – это сохранение всех проведенных операций на фискальном накопителе, выдача чека и отправление данных в ФНС.

Фискальные регистраторы используются как в малом бизнесе, так и на крупных предприятиях.

Для маркировки

Предпринимателям, которые занимаются продажей подконтрольных групп товаров, обязательно иметь такой вид оборудования. К такой продукции относятся табачные изделия, медицинские препараты, обувь, автомобильные шины, велосипеды и другое. Все больше товаров поддаются маркировке, поэтому их перечень постоянно увеличивается.

Такие кассы считывают специальные коды на товаре, которые называются Data Matrix. Эти изображения являются идентификатором продукции.

Кроме того, что онлайн-кассы для маркировки сохраняют всю информацию в операторе фискальных данных и оправляют их в налоговую, они также оповещают о продаже маркированной продукции в национальную информационную систему Честный знак.

Устройство подходит для работы и с не маркированными товарами.

Для ЕГАИС

Если предприниматель занимается продажей алкогольной продукции, то для учета и контроля над качеством его онлайн-касса должна поддерживать установку специального приложения Единой государственной автоматизированной информационной системы (ЕГАИС). Эта система фиксирует все поступления и продажи алкоголя.

Срок годности фискальных накопителей для ЕГАИС не более 15 месяцев.

Суть системы заключается в следующем: при производстве крепкого алкоголя все изделия вносятся в базу ЕГАИС. Далее продукция попадает в место продажи и также сканируется. При покупке алкогольного товара онлайн-касса сначала подает запрос в приложение, и только после его разрешения выдает чек.

Вся система разработана для того, чтобы максимально уменьшить количество продаж поддельного или некачественного алкоголя. В этом приложении должны регистрироваться все участники по производству и реализации алкогольной продукции: от производителей до предпринимателей и розничных продавцов (ритейлеров).

На что надо обратить внимание при выборе кассы

Для начала надо проверить, есть ли выбранная модель в списке налоговой, где перечислены кассы,  допущенные к работе. Список периодически чистится и дополняется в соответствии с обновлениями в законе. Если купить кассу не из списка, то налоговая её не поставит на учёт. Получается, что деньги будут потрачены впустую.

Вид кассы

Касса может быть как кнопочная, как обычный калькулятор, сенсорная на базе Android и фискальный регистратор. Последний не работает самостоятельно. Он должен быть подключен к компьютеру или планшету.

Скорость печати чеков

Низкая скорость печати чеков – 40 мм/сек, высокая – 90 мм/сек. Для маленькой торговой точки, где в день не бывает больше 20 покупателей это не столь важный показатель, а для крупного кафе или продуктового магазина высокая скорость печати чеков избавит от очередей. Автоотрез чековой ленты тоже ускоряет работу, поскольку кассир не отвлекается на отрываете чека вручную. 

На ширину кассовой ленты тоже надо обращать внимание. Самый распространённый размер 57 мм.

Проблем с покупкой этой ленты не возникнет. Но для магазинов с длинными наименованиями товаров лучше выбрать чековую ленту шире – так меньше расход.

Время автономной работы

Условно разделим кассы по питанию на несколько видов:

• стационарные – питаются от сетевого адаптера;
• автономные – питаются от встроенного аккумулятора, а для зарядки или работы от сети необходимо ставить кассу на док станцию;
• совмещены оба способа питания – есть встроенный аккумулятор, но на стационарной торговой точке можно подключать сетевой адаптер.

Кассы без встроенного аккумулятора дешевле, но её не дашь курьеру и не используешь вне торговой точки. Автономные кассы удобны для разъездной торговли, но на стационарной торговой точке с большим потоком клиентов она не оправдает себя. Идеальный вариант, при котором совмещены оба способа зарядки. Но эти кассы самые дорогие.

Подключение к интернету

Касса обязательно должна передавать данные оператору фискальных данных, а значит быть подключенной к интернету. Подойдёт любой способ передачи данных: проводной интернет, мобильный интернет, wi-fi. Чаще всего кассы поддерживают беспроводные способы передачи данных. Это удобно – кассу с сим-картой можно брать с собой и устанавливать в любом месте торгового зала. Скорость интернета большого значения не имеет.

Выбирая кассу, надо узнать как она будет себя вести, если внезапно пропадёт интернет. Лучше если при этом она сохранит работоспособность, а чеки отправит как только сеть появится.

Как формируется база товаров

Каждая касса умеет формировать базу товаров вручную. Для маленького магазина это допустимо, а для большого нет – тысячи товаров невозможно вписать вручную, поэтому лучше если будет функция загрузки товаров из таблиц или товароучётных систем. Чаще всего эта опция платная.

Также удобная дополнительная функция – внесение товаров через штрихкод. Кассир сканирует новый товар, касса проверяет его через общую базу штрихкодов и заносит в кассу. Для многих видов деятельности будет удобна функция “Продажа по свободной цене”. Если товара нет в базе, то его можно продать по свободной цене, а наименование внести в комментарии. Эту функцию оценили таксисты – им не надо создавать список направлений.

Экран

Самые недорогие кассы – кнопочные с небольшим монохромным дисплеем на несколько строк. Для небольшой торговли они подойдут, но кассиру может быть неудобно с ней работать. Всё большую популярность приобретают сенсорные кассы с большим дисплеем от 5 до 10 дюймов. Фактически это планшет на Android, совмещённый с принтером чеков.

Выбор зависит только от финансовых возможностей и сферы применения кассы. Большие дисплеи удобны для стационарных торговых точек, маленькие для разъездной торговли.

Дополнительное оборудование 

Покупая кассу, надо обратить внимание на внешние интерфейсы для подключения дополнительного оборудования. В недорогих кассах чаще всего присутствует только 1 USB-порт, поэтому придётся использовать USB-хаб. 

В работе может понадобится такое оборудование:

• денежный ящик;
• сканер штрихкодов 1D или 2D;
• весы;
• принтер этикеток.

Всё это продаётся и подключается дополнительно. Если в работе что-то из этого требуется, то лучше предварительно изучить возможность подключения и совместимость оборудования.

Аналитика

Онлайн-кассы могут формировать отчёты. Их количество зависит от модели кассы и программного обеспечения. В большинстве случаев базовый набор отчётов предоставляется бесплатно:

• остатки;
• товародвижение;
• валовая прибыль.

Развёрнутые отчёты по продажам надо покупать вместе с расширенным ПО.

Пошаговая инструкция по выбору онлайн-кассы для предпринимателя

1. Определяемся со сроками. Если касса необходима «вчера», то есть вы относитесь к той категории предпринимателей, которые не имеют права работать без нее после июля 2017 года, нужно приобретать ее немедленно. У тех, кто стартует в 2018 году, тоже не так много времени. Рассчитывайте на полтора-два месяца ожидания при оформлении предзаказа. Если они у вас есть, спокойно выбирайте поставщика. Если нет – отдайте предпочтение тем, у которого кассы в наличии, что следует тщательно проверить.
2. Выбираем поставщика. Заказать кассу у крупной компании-продавца или отдать предпочтение новичку с более привлекательными условиями? Решать вам. В пользу первого варианта говорят следующие моменты:
   • маститые компании закупают кассы большими партиями, поэтому больше вероятность застать товар в наличии;
   • крупные оптовики всегда в приоритете у производителей;
   • серьезным компаниям репутация дороже денег.

Из 16 компаний, получивших в РФ статус ОФД, наиболее крупными «игроками» в этой отрасли признано 5:

• Платформа ОФД (Эвотор);
• Такском;
• Первый ОФД;
• Ярус (Штрих-М);
• Петер-Сервис.

Делаем выбор модели онлайн-кассы. Это самый серьезный и непростой пункт. Ниже мы дадим рекомендации по выбору ККТ для различных типов предпринимателей. Важные показатели, которые могут повлиять на этот выбор:

• чековая нагрузка на данную торговую точку в день;
• объем информации на чеке;
• ведется ли в данной торговой точке автоматизированный учет (система учета должна быть совместима с онлайн-кассой);
• надежность сети интернет точке продажи;
• количество товаров в ассортименте;
• продается ли в торговой точке алкоголь (или планируется в продажу) – касса должна быть особым образом адаптирована и иметь функцию списания остатков.

Думаем о регистрации и обслуживании. Удобнее всего решать все проблемы, связанные с ККТ, в одном и том же месте. В идеале поставщик должен не только продать вам аппарат, но и обеспечить выполнение ФЗ № 54, оказывая весь комплекс сервисных услуг: заключение договора с ОФД, регистрацию кассы, настройку ее для работы.

К СВЕДЕНИЮ! Самостоятельная неумелая регистрация может быть чревата поломкой фискального накопителя!

Почему нужно выбрать кассу вдумчиво

Если по большому счету любая онлайн-касса будет выполнять требующиеся функции, так ли важен выбор? Почему следует задуматься о необходимом типе кассы и «правильном» поставщике? Есть несколько «подводных камней», которые могут стать серьезными рисками для предпринимателя, который не озаботился подбором онлайн-кассы:

1. Пропущенные сроки. Ненадежный поставщик может осуществить поставку ККТ позже заявленного времени, а так как после указанного в законе срока без нее торговать нельзя, в работе могут возникнуть просрочки, простои, в конечном итоге – убытки.
2. Неправильная регистрация кассы. Если по неопытности вывести из строя фискальный накопитель, его придется заменять. Эта деталь по причине высокого спроса находится в дефиците, ее поставки придется ожидать, и снова время – деньги.
3. Касса не в наличии. Вы можете заключить договор на поставку кассы, а самой кассы ожидать неизвестное время, так как ее нет на складе. Для проверяющих же договор не имеет значения: нет кассы – получите штраф.
4. Не та модель. Если в ходе работы предпринимателю кажется не вполне удобным и достаточным функционал приобретенной кассы, вряд ли он будет заменять по этой причине дорогостоящую покупку, и придется мириться с неудобствами довольно продолжительное время.